Éducation
Protégez les renseignements des étudiants et des mineurs avec une gouvernance conforme à la Loi 25.
Les établissements d'enseignement et les centres de formation gèrent des renseignements personnels parmi les plus sensibles qui soient : dossiers académiques, informations sur les mineurs, données de santé et renseignements financiers des familles. La Loi 25 impose des obligations renforcées lorsque des mineurs sont concernés, et les établissements doivent être en mesure de démontrer leur conformité à tout moment.
Les défis
Protection des renseignements des mineurs
La collecte de renseignements personnels concernant des mineurs nécessite le consentement des parents ou tuteurs légaux. Les établissements doivent définir clairement quels renseignements sont collectés, pourquoi, et comment ils sont protégés. Un manquement expose l'établissement à des sanctions sévères et à une perte de confiance des familles.
Droits d'accès des parents et des étudiants
Les parents ont le droit d'accéder aux renseignements personnels de leurs enfants mineurs, et les étudiants majeurs ont ce droit pour leurs propres dossiers. Sans processus documenté, l'établissement risque de ne pas répondre dans les délais prévus par la loi ou de divulguer des renseignements à la mauvaise personne.
Plateformes numériques et outils pédagogiques
Les établissements utilisent de nombreuses plateformes tierces (LMS, outils de visioconférence, applications éducatives) qui traitent des renseignements personnels d'étudiants. Chaque fournisseur doit faire l'objet d'une évaluation et d'une entente contractuelle conforme à la Loi 25.
Conservation des dossiers académiques
Les dossiers académiques sont conservés sur de longues périodes, mais les autres renseignements collectés (renseignements de santé, comportements, évaluations psychosociales) ne peuvent l'être indéfiniment. Les établissements doivent établir des politiques de rétention distinctes selon la nature des renseignements.
Comment Observantia vous aide
Inventaire des systèmes et des flux de données
Observantia permet de cartographier tous les systèmes traitant des renseignements personnels d'étudiants, du système de gestion scolaire aux outils pédagogiques en ligne. L'inventaire facilite l'évaluation des risques et la gestion des ententes avec les fournisseurs.
Observantia permet de cartographier tous les systèmes traitant des renseignements personnels d'étudiants, du système de gestion scolaire aux outils pédagogiques en ligne. L'inventaire facilite l'évaluation des risques et la gestion des ententes avec les fournisseurs.
Gestion des consentements parentaux
Documentez et gérez les consentements obtenus pour chaque catégorie de collecte impliquant des mineurs. Observantia conserve l'historique des consentements et vous alerte lorsqu'un consentement doit être renouvelé ou mis à jour.
Documentez et gérez les consentements obtenus pour chaque catégorie de collecte impliquant des mineurs. Observantia conserve l'historique des consentements et vous alerte lorsqu'un consentement doit être renouvelé ou mis à jour.
Politique de rétention par type de dossier
Définissez des règles de conservation claires pour chaque catégorie de renseignements (académiques, médicaux, financiers, comportementaux). Observantia génère les politiques et vous rappelle les échéances de révision et de destruction.
Définissez des règles de conservation claires pour chaque catégorie de renseignements (académiques, médicaux, financiers, comportementaux). Observantia génère les politiques et vous rappelle les échéances de révision et de destruction.
Contrôles et modèles disponibles
Observantia fournit des gabarits spécifiques au secteur de l'éducation : formulaires de consentement parental, procédures de gestion des incidents impliquant des mineurs, et registre des fournisseurs de services numériques. Les contrôles couvrent les exigences de la Loi 25 applicables aux établissements privés et aux centres de formation continue.
Exemple concret
Un centre de formation professionnelle privé de 120 étudiants utilise 8 plateformes numériques différentes pour la gestion académique, la facturation et l'enseignement en ligne. Lors d'une révision interne, la direction réalise qu'aucune des ententes avec les fournisseurs ne contient les clauses requises par la Loi 25. En utilisant Observantia, le centre répertorie ses fournisseurs, identifie les lacunes contractuelles, met à jour ses formulaires de consentement et forme son équipe en six semaines.
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