Direction des technologies de l'information
Documentez vos contrôles techniques, évaluez l'impact de vos nouveaux systèmes et gérez vos fournisseurs en conformité avec la Loi 25.
La direction des TI est en première ligne de la protection des renseignements personnels sur le plan technique. La Loi 25 impose des obligations précises sur les mesures de sécurité, la gestion des accès, les contrats avec les sous-traitants et l'évaluation des nouveaux systèmes avant leur déploiement. Les équipes TI doivent assumer ces responsabilités tout en gérant l'infrastructure, les projets de transformation et les besoins opérationnels quotidiens.
Les défis que vous connaissez
Documentation des contrôles de sécurité
La Loi 25 exige que les organisations puissent démontrer que des mesures de sécurité appropriées protègent les renseignements personnels. Documenter les contrôles techniques en place, leur portée et leur efficacité est une tâche chronophage lorsqu'elle est réalisée manuellement, et les documents produits sont souvent difficiles à maintenir à jour.
Ententes de traitement avec les fournisseurs et sous-traitants
Tout fournisseur ayant accès à des renseignements personnels pour le compte de l'organisation doit être encadré par une entente contractuelle conforme à la Loi 25. Les équipes TI gèrent souvent des dizaines de fournisseurs infonuagiques, de plateformes SaaS et de prestataires de services techniques, et le maintien de ces ententes à jour représente un effort administratif considérable.
Registres d'accès et pistes d'audit des systèmes
La Loi 25 requiert que les organisations puissent démontrer qui a accès à quels renseignements personnels et dans quel contexte. Documenter les accès par système, par rôle et par utilisateur, et maintenir cette documentation à jour à chaque changement organisationnel ou technique, est un défi sans processus structuré.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les nouveaux systèmes
Tout système, application ou processus susceptible de présenter un risque sérieux pour les renseignements personnels doit faire l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant son déploiement. Sans modèle structuré et processus défini, ces évaluations sont souvent réalisées de façon incomplète ou après coup, plutôt qu'intégrées à la gestion de projet.
Comment Observantia vous aide
Bibliothèque de contrôles techniques avec guidance d'implantation
Observantia structure la documentation des contrôles de sécurité selon un cadre adapté aux obligations de la Loi 25 : chiffrement, gestion des accès, journalisation, sauvegarde et destruction sécurisée. Chaque contrôle inclut des indications pratiques sur l'implantation et peut être lié aux systèmes et aux traitements qu'il couvre, facilitant la démonstration de la conformité lors des audits.
Modèles d'avenants pour les fournisseurs traitant des renseignements personnels
La plateforme fournit des modèles d'ententes contractuelles conformes aux exigences de la Loi 25 pour les fournisseurs et sous-traitants. Un registre des fournisseurs permet de suivre l'état des ententes, les dates de renouvellement et les catégories de renseignements communiqués, ce qui simplifie considérablement la gestion du parc fournisseurs.
Documentation des accès par système et par rôle
Observantia permet de documenter la matrice d'accès aux renseignements personnels par système, département et rôle. Cette documentation sert à la fois de registre opérationnel pour les équipes TI et de preuve de conformité pour le responsable de la protection des renseignements. Les changements d'accès peuvent être enregistrés au fil du temps, créant une piste d'audit consultable.
Processus guidé d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Observantia intègre un processus structuré d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée adapté aux exigences de la Loi 25. Le questionnaire guidé couvre les catégories de renseignements, les finalités de traitement, les risques identifiés et les mesures d'atténuation retenues. Chaque évaluation produit un rapport documenté qui peut être conservé dans le dossier de conformité du projet.
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