La Loi 25 s'applique-t-elle aux photos et vidéos? Ce que votre organisation doit savoir

Une photo d'équipe sur votre site Web, des images de votre dernier événement sur LinkedIn, des caméras de surveillance dans l'entrepôt, une vidéo promotionnelle tournée dans vos bureaux : toutes ces situations impliquent des renseignements personnels au sens de la Loi 25. La question revient régulièrement, et la réponse courte est oui : dès qu'une personne est identifiable sur une image, cette image constitue un renseignement personnel.

Ce guide explique ce que cela implique concrètement pour les usages les plus courants en entreprise, et comment encadrer chacun sans paralyser vos activités.

Le principe : une image identifiable est un renseignement personnel

La Loi 25 définit un renseignement personnel comme tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Une photo ou une vidéo où le visage d'une personne est reconnaissable répond à cette définition. D'autres éléments peuvent suffire à l'identification : une silhouette distinctive, un uniforme avec nom, une plaque d'immatriculation, un contexte qui ne laisse aucun doute.

À ce principe s'ajoute le droit à l'image issu du Code civil du Québec et de la Charte des droits et libertés de la personne. L'arrêt Aubry c. Éditions Vice-Versa de la Cour suprême a établi qu'au Québec, publier l'image d'une personne reconnaissable sans son consentement peut engager la responsabilité, même sans préjudice démontré. Le Québec est la juridiction la plus protectrice du droit à l'image en Amérique du Nord.

Les deux régimes se superposent : la Loi 25 encadre la collecte, l'utilisation, la conservation et la communication des images ; le droit à l'image encadre leur publication.

Les situations courantes en entreprise

Photos d'employés (site Web, intranet, communications)

Publier la photo d'un employé sur votre site Web ou vos réseaux sociaux exige son consentement. Trois précisions pratiques :

Le consentement doit être libre. Le lien d'emploi crée un déséquilibre : un employé peut se sentir obligé d'accepter. Le refus ne doit entraîner aucune conséquence, et cette absence de conséquence doit être réelle.
Le consentement doit être spécifique. Un consentement pour la photo du site Web ne couvre pas automatiquement les publicités payantes ou les publications futures sur d'autres plateformes.
Le consentement est révocable. Un employé (ou un ex-employé) peut retirer son consentement. Prévoyez une procédure de retrait des images, incluant les versions archivées et les publications passées dans la mesure du raisonnable.

Bonne pratique : un formulaire de consentement à l'image distinct du contrat de travail, qui détaille les usages prévus (site Web, réseaux sociaux, matériel promotionnel), avec des cases séparées et la mention claire du droit de refus et de retrait.

Événements d'entreprise et conférences

Photographier un événement et publier les images implique la collecte de renseignements personnels de toutes les personnes identifiables. Les pratiques défendables :

Aviser clairement à l'inscription et à l'entrée que l'événement est photographié et que les images peuvent être publiées (affiches visibles, mention dans la confirmation d'inscription)
Offrir un mécanisme de retrait réaliste : une zone sans photo, un signe distinctif, ou un courriel de retrait après l'événement
Éviter les gros plans de personnes qui n'ont pas explicitement consenti, et privilégier les plans larges où les individus ne sont pas le sujet principal

L'avis à l'entrée ne constitue pas un consentement parfait pour tous les usages. Pour des images destinées au marketing payant ou à un usage prolongé, le consentement explicite des personnes reconnaissables reste la pratique sûre.

Marketing et publicité

Les images utilisées en marketing reçoivent le niveau d'encadrement le plus élevé, pour deux raisons : c'est un usage commercial direct de l'image (droit à l'image), et c'est une finalité distincte qui exige son propre consentement (Loi 25).

Concrètement : pas d'image identifiable dans une publicité sans consentement explicite, documenté, et couvrant spécifiquement l'usage publicitaire. Cela vaut pour les clients, les employés et les tiers. Les banques d'images ou les figurants sous contrat éliminent le problème pour les campagnes importantes.

Vidéosurveillance

Les caméras de surveillance collectent des renseignements personnels en continu. La CAI a publié des attentes précises sur la vidéosurveillance :

Nécessité : la surveillance doit répondre à un besoin réel et documenté (sécurité, protection des biens), et des moyens moins intrusifs doivent avoir été considérés
Proportionnalité : les caméras couvrent les zones nécessaires, jamais les espaces privés (toilettes, vestiaires, salles de repos)
Transparence : des affiches visibles informent de la présence de caméras et indiquent un point de contact
Conservation limitée : les enregistrements se conservent peu de temps (30 à 90 jours est la fourchette usuelle), puis s'écrasent automatiquement
Accès restreint : seules les personnes autorisées consultent les enregistrements, et chaque consultation devrait être justifiée et tracée

La surveillance des employés par caméra obéit à des règles encore plus strictes : la jurisprudence québécoise exige des motifs sérieux pour une surveillance dirigée vers les postes de travail.

Vidéos internes et formation

Une captation de réunion, un webinaire enregistré, une vidéo de formation où des employés apparaissent : tous nécessitent que les participants soient informés de l'enregistrement, de sa finalité et de sa durée de conservation. Pour un usage interne limité (rediffusion aux absents), un avis clair en début d'enregistrement suffit généralement. Pour un usage plus large (publication, réutilisation commerciale), le consentement explicite est requis.

Mineurs : prudence maximale

Les images d'enfants de moins de 14 ans exigent le consentement du titulaire de l'autorité parentale. Entre 14 et 18 ans, le mineur peut consentir seul, mais la prudence recommande d'impliquer les parents pour tout usage public. Les organisations qui travaillent avec des jeunes (camps, écoles privées, clubs sportifs) devraient avoir une procédure de consentement à l'image systématique et annuelle.

Et les photos déjà publiées ?

L'erreur ne se corrige pas en supprimant ce guide de votre historique. Si votre organisation a publié des images sans consentement documenté, la démarche raisonnable est progressive :

Inventorier les images de personnes identifiables actuellement publiées
Prioriser les retraits demandés et les usages les plus exposés (publicité payante)
Documenter le consentement pour les images conservées, ou les retirer
Mettre en place le processus de consentement pour l'avenir

La CAI évalue la démarche, pas la perfection rétroactive.

Liste de vérification rapide

[ ] Formulaire de consentement à l'image pour les employés (distinct du contrat de travail)
[ ] Avis de captation aux événements (inscription + affichage sur place)
[ ] Consentement explicite pour tout usage publicitaire
[ ] Affichage de la vidéosurveillance et durée de conservation configurée
[ ] Procédure de retrait de consentement fonctionnelle
[ ] Règles particulières pour les images de mineurs
[ ] Inventaire des images publiées et de leur statut de consentement

Comment Observantia aide

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique. Pour des questions spécifiques à votre situation, consultez un conseiller juridique qualifié.