Loi 25 pour les cabinets d'avocats et de notaires : entre secret professionnel et conformité

Les cabinets d'avocats et de notaires détiennent certaines des informations les plus sensibles que l'on puisse confier à un tiers : transactions immobilières, conventions de séparation, dossiers de litige, planifications successorales, mandats commerciaux, renseignements financiers personnels. Le secret professionnel encadrait déjà rigoureusement ces renseignements. La Loi 25 s'y ajoute sans rien remplacer.

Pour beaucoup de cabinets, la première réaction face à la Loi 25 est de croire que le respect du Code de déontologie suffit. Cette lecture est incomplète. Les deux régimes coexistent, leurs obligations se chevauchent partiellement, et certaines exigences de la Loi 25 (registre des incidents, EFVP, encadrement des fournisseurs technologiques) n'ont pas d'équivalent dans le Code de déontologie.

Ce guide explique comment articuler la Loi 25 avec le cadre déontologique des avocats du Barreau du Québec et des notaires de la Chambre des notaires, et comment structurer la conformité dans un cabinet de toute taille.

Le secret professionnel et la Loi 25 : deux cadres complémentaires

Le secret professionnel est un droit constitutionnel et un devoir déontologique. Il interdit à l'avocat ou au notaire de divulguer les renseignements confiés par un client, sauf consentement, ordonnance judiciaire, ou exception prévue par la loi.

La Loi 25 encadre la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels par toutes les organisations privées québécoises. Les cabinets juridiques tombent dans cette catégorie.

Là où le secret professionnel répond à la question « puis-je divulguer ce renseignement ? », la Loi 25 répond à des questions complémentaires :

Comment ce renseignement est-il collecté et stocké ?
Quels sont les contrôles d'accès au sein du cabinet ?
Combien de temps est-il conservé ?
Que faire en cas d'incident (perte, vol, accès non autorisé) ?
Comment encadrer les fournisseurs technologiques qui y ont accès (logiciel de gestion de cabinet, hébergement, sauvegarde) ?

Respecter scrupuleusement le secret professionnel ne garantit pas la conformité Loi 25, et inversement. Les deux cadres doivent être tenus en parallèle.

Le responsable de la protection des renseignements personnels au cabinet

Toute organisation québécoise visée par la Loi 25 doit désigner un RPP. Dans un cabinet juridique, ce rôle est souvent assumé par :

Un associé directeur, dans les cabinets de petite taille
Un avocat ou notaire désigné, dans les cabinets de taille moyenne
Un membre dédié (privacy officer, conseiller juridique interne) dans les cabinets de grande taille

Le nom et les coordonnées du RPP doivent être publiés. Pour la majorité des cabinets, cette publication se fait sur le site Web et dans la politique de confidentialité.

Le RPP doit avoir l'autorité réelle d'imposer des décisions sur la gouvernance des renseignements personnels. Une désignation purement nominative ne satisfait pas l'esprit de la Loi.

Les fournisseurs technologiques d'un cabinet

Les cabinets modernes utilisent une pile technologique étendue : logiciels de gestion de cabinet (Clio, Soluno, Affinity), gestion documentaire (NetDocuments, iManage), suite bureautique (Microsoft 365, Google Workspace), facturation, paiement, signature électronique, communications. Chacun de ces fournisseurs constitue un sous-traitant au sens de l'article 18.3 de la Loi 25.

Pour chaque fournisseur, le cabinet doit avoir :

Un contrat écrit incluant les six éléments obligatoires
Une évaluation de la sensibilité des données traitées
Une clarté sur la juridiction d'hébergement (et une EFVP si hors Québec, conformément à l'article 17)

Le secret professionnel ajoute une couche supplémentaire : le client doit en principe être informé lorsque son dossier est traité par un sous-traitant qui n'est pas un membre du cabinet. Cette obligation n'apparaît pas dans la Loi 25 mais découle des codes de déontologie.

La structure des dossiers et les contrôles d'accès

Sous la Loi 25, le principe de minimisation s'applique aussi à l'accès interne. Un dossier client ne devrait être accessible qu'aux membres du cabinet qui en ont besoin pour leur travail.

Concrètement, cela implique :

Un système de gestion documentaire qui permet de restreindre les accès dossier par dossier
Une procédure pour gérer les conflits d'intérêts qui isole les dossiers concernés (« mur éthique »)
Une journalisation des consultations pour les dossiers les plus sensibles
Une revue périodique des accès, particulièrement après des départs ou des changements de rôles

Les cabinets qui fonctionnent en accès libre (« tout le monde peut tout voir ») n'ont pas un contrôle des accès défendable sous la Loi 25, même s'ils respectent le secret professionnel par convention sociale.

Le cas particulier des notaires : le minutier

Les notaires sont assujettis à la Loi sur le notariat qui leur impose un cadre particulier pour la conservation et la transmission de leurs minutes. Le minutier d'un notaire est un patrimoine protégé qui doit être conservé pendant des durées longues, voire perpétuelles pour certains actes.

Cette obligation cohabite avec la Loi 25, mais elle prend généralement le dessus pour les renseignements contenus dans les actes notariés eux-mêmes. La Loi 25 s'applique pleinement aux renseignements administratifs liés aux dossiers (coordonnées, échanges de courriels, factures, notes de travail) qui ne font pas partie de la minute.

La gestion du minutier numérique soulève des questions précises sous la Loi 25 : où est-il hébergé, qui y a accès, comment est-il sauvegardé, quelle est la procédure en cas d'incident. Ces questions méritent une EFVP dédiée pour les cabinets qui ont récemment numérisé leurs archives.

L'IA en pratique juridique

Les outils d'IA générative (ChatGPT, Copilot, Claude, Lexis+ AI, Westlaw Precision AI, Casetext CoCounsel) sont de plus en plus utilisés pour la recherche juridique, la rédaction d'ébauches, la révision de documents et la synthèse de jurisprudence. Leur usage en cabinet déclenche plusieurs obligations :

Confidentialité : coller un dossier client dans un outil grand public peut violer le secret professionnel
Loi 25 : le partage de renseignements personnels avec un fournisseur d'IA hors Québec déclenche les obligations des articles 17 et 18.3
Vérification : les hallucinations d'IA (jurisprudence inventée, citations fabriquées) sont une cause documentée de sanctions disciplinaires

Plusieurs barreaux nord-américains ont publié des avis sur l'usage de l'IA. Le Barreau du Québec et la Chambre des notaires recommandent généralement :

L'utilisation prioritaire de versions entreprise des outils
La vérification humaine systématique de toute production d'IA avant utilisation
L'information du client sur l'usage de l'IA dans son dossier dans certaines circonstances
L'absence de partage de renseignements identifiables dans les outils grand public

Une politique interne d'usage de l'IA est devenue une bonne pratique attendue.

Étapes pratiques pour un cabinet

Pour un cabinet qui souhaite mettre à niveau sa conformité Loi 25, voici une démarche réaliste.

Désignation formelle du RPP et publication de ses coordonnées
Politique de confidentialité révisée pour refléter la Loi 25 (collecte, finalités, droits, contact du RPP, fournisseurs hors Québec)
Inventaire des fournisseurs technologiques ayant accès aux renseignements personnels
Vérification des contrats avec ces fournisseurs (article 18.3) et signature des addenda manquants
EFVP pour les outils hébergés hors Québec (article 17)
Politique de sécurité interne : contrôles d'accès, gestion des mots de passe, authentification multifacteur, gestion des appareils
Politique d'usage de l'IA : outils autorisés, données interdites en entrée, vérification obligatoire
Registre des incidents mis en place et procédure de notification documentée
Calendrier de conservation des dossiers et procédure de destruction sécuritaire
Formation des associés et employés sur la Loi 25 et son interaction avec le secret professionnel

Pour un cabinet de 5 à 25 personnes, cette démarche prend généralement entre 60 et 120 heures réparties sur plusieurs mois.

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique. Pour des questions spécifiques à votre situation, consultez un conseiller juridique qualifié.